圧着はがき・DM通信

DMにおける挨拶文の例文を目的別に紹介!作成時の注意点・ポイント

取引先や新規顧客に送るDM(ダイレクトメール)は、営業の必須ツールです。しかし、広報担当者の中には、DMの書き方について悩む方が多くいます。顧客のもとに日々届くDMの中から、最後まで読んでもらえる文章を書くことは簡単ではありません。最初に目に留まる挨拶文に様々な工夫を凝らし、DMを最後まで読みたいと顧客に思ってもらうことが大切です。

この記事では、DMの挨拶文が持つ重要性を踏まえた上で、具体的な書き方について例文を交えて解説します。さらに、DMの挨拶文を作成する際の注意点やポイントについても解説するため、挨拶文の書き方に悩んでいる方は、ぜひご覧ください。

1.DMにおける挨拶文の重要性とその理由

DMにおいて挨拶文は非常に重要です。DMの中で挨拶文とは、初対面のセールスパーソンが行う自己紹介のようなものであると考えましょう。どこの誰とも知れないセールスパーソンの話を聞くかどうかは、顧客が自己紹介に興味を持てるかどうかにかかっています。

同様に、DMを受け取った顧客が、最後まで読むか、途中で読むことをやめてしまうかは、挨拶文によって決まると言っても過言ではありません。ここでは、「DMにおける挨拶文の役割」や「DMの開封率を高めるような挨拶文の書き方」について解説します。

1-1.読まれやすくなるDMとは?

顧客が文章の続きを読みたいと思えるDMには、以下のような3つの特徴があります。

読まれるDMの特徴 詳細
自分にメリットがある 自分の欲しいものが安く手に入るなど、読むことで自分が得をすると感じられる
自分に宛てられたものであると感じられる 顧客の名前を入れたり、お誕生日特典などで特別感を演出したり、顧客の興味・関心に合わせた内容にしたりすることで、自分宛ての手紙であると感じられる
目的がはっきりと理解できる 得体の知れない内容ではなく、DMを送った目的が明確にわかる

顧客に読まれるDMを作成する上で大切なことは、テンプレート通りの内容ではなく、顧客の興味や関心に合い、メリットを感じさせられる内容にすることです

1-2.DMの挨拶文が持つ役割

DMの全体的な内容が顧客にメリットを感じさせられるものであっても、冒頭の挨拶文に問題があると、読まれずに捨てられてしまうことも少なくありません。それほどDMにおいて、挨拶文は非常に重要な役割を果たしています。DMにおける挨拶文の主な役割は次の通りです。

挨拶文の役割 詳細
顧客に親しみを持ってもらうこと 気持ちを込めて、顧客に寄り添った挨拶文を送ることで、自社と顧客の関係性を深められる
顧客の関心を引くこと 顧客に興味を持ってもらうことで、続きを読みたいという気持ちにできる

2.【目的別】DMにおける挨拶文の例文

ひとくちに顧客へのDMと言っても、顧客との関係性や目的によって様々なケースがあります。そのため、効果的なDMを作成する上では、DMの目的や顧客との関係性に応じて挨拶文を考えることが大切です。

ここでは、様々な挨拶文のケースから代表して4パターンの例文を紹介します。また、それぞれの挨拶文を送った際に顧客へ与える効果や、NGとなる挨拶文についても解説するため、実際に挨拶文を書く際の参考にしてください。

2-1.お客さんに初めてDMを送る場合

新規顧客開拓のためにDMを送る場合は、以下のような挨拶文が一般的です。相手にとっては突然送られてくるものであるため、言葉選びや表現は慎重に行わなければなりません

突然の連絡に対するお詫び
効果 丁寧な印象を与えられる
例文 「突然のご連絡、失礼致します」
時候の挨拶
効果 丁寧で堅実な印象を与えられる
例文 「暑中お見舞い申し上げます」
「新年を迎え、新たな気分でお過ごしのことと思います」

ただし、「お世話になっております」のように、初対面の相手に対する挨拶としては不適切なものを選ぶと、定型文であると感じられ読まれなくなる可能性が高まります。

2-2.既存客へDMを送る場合

既に自社商品・サービスを利用している顧客や、DMを発送したことのある顧客に対しては、フォローアップの意味を込めた挨拶文を添えることが重要です。
自分に宛てて書かれたと感じられる特別感のあるメッセージは、顧客に強い印象を与えられ、DMの内容に興味・関心を持たせられます。

DM再送の告知
効果 関係性が構築されている印象を与えられる
例文 「たびたびのご連絡にて、失礼致します」
「先日お送りしたお手紙は、ご覧いただけましたでしょうか?」
特別感の演出
効果 重要な内容であるという印象を持たれる
例文 「リピーター様限定特価にてご案内」
「特別なお客様だけに、ひと足早くお知らせ」

2-3.季節ごとの挨拶としてDMを送る場合

既存顧客に再度の商品・サービス利用を促すためにDMを送る場合、季節ごとのイベントに合わせた時候の挨拶を記すことがおすすめです。

効果 新しい環境や新生活をアピールできる
例文 「この時季だけの新生活応援セール」
「新入学応援フェア!春限定の特別セール!」
効果 暑中・残暑見舞い、ボーナスや夏休みなどを意識できる
例文 「本格的な夏まであと1ヶ月!◯◯で理想のボディを手に入れましょう!」
「夏休みはもう目前!今年の夏の予定はもうお決まりですか?」
効果 食欲の秋・スポーツの秋など、顧客の購買意欲を高められる
例文 「スポーツの秋到来!◯◯様はいかがお過ごしでしょうか。」
「食欲の秋到来!お客様だけの特別プランをご用意」
効果 寒さ厳しい季節に健康を気遣うメッセージにより関係性を深められる
例文 「大切な方へ贈る贈り物。今年のお歳暮は、もうお決まりですか?」
「本格的な冬の到来です。風邪など引かれていませんか。」

2-4.記念日の挨拶としてDMを送る場合

既存顧客に向けたDMにおいては、特別感を演出することが、顧客と自社をより強く結びつける重要なポイントです。特別感を演出する方法の1つとして、記念日を活用するという方法があります。DMに活用できる主な記念日は、以下の2つです。

  • ・「誕生日」「母の日」など定番の記念日
  • ・「お客様が商品・サービスの利用を始めて〇周年」など顧客との付き合いに関する記念日

ここでは、これらの記念日向けDMに記す挨拶文の例文を紹介します。

定番の記念日
効果 顧客が大切にされている印象を与えられる
例文 「お誕生月に特別なバースデーギフトをご用意」
「母の日に、お母さんへ感謝の思いを込めて」
顧客との関係性の記念日
効果 特別感を演出できる
例文 「お客様との○周年記念DM」
「○月○日は、○○様の初めてのご来店から○周年の記念日です!」

3.DMで挨拶文を作成する際の注意点とポイント

DMの挨拶文を書く際には、注意すべきポイントが存在します。顧客に関心を持たれ、最後までDMを読まれるような挨拶文とするためには、注意点を把握しておくことは非常に重要です。

ここでは、顧客の読了率を高めるDMの挨拶文を書く際に意識するべき注意点・ポイントを2点紹介します。

3-1.主語を読み手にする

DMの挨拶文において大切なことは、顧客(読み手)に「自分に宛てて送られた」と感じさせることです。顧客1人だけに宛てた挨拶文を書くためには、主語を読み手に設定する必要があります。具体的に例を挙げて比較しましょう。

①売り手を主語にした挨拶文
弊社は創業◯◯年です。私たちのつくる××には△△な特徴があります。

②読み手を主語にした挨拶文
(あなたは)◯◯でお悩みではありませんか?そのような(あなたの)お悩みはとても辛いでしょう。この商品を使うことで、(あなたは)△△という効果が期待できます。

このように両者を比較すると、読み手を主語にすることで、「読み手に宛てて書かれた文章」であると感じられやすくなります。

3-2.売り込まない

DMの挨拶文を書く際に覚えておくべきことの1つが、「人は売り込まれることを嫌う」ということです。挨拶文で売り込み臭が感じられた途端に、DMは捨てられてしまう可能性が高まります挨拶文ではダイレクトな商品の紹介は避けて、読み手の共感を得られるような話題から始めることが大切です。

①使用するべきではない見出し・挨拶文
「◯◯(商品名)のご紹介」
「この度は弊社の新商品◯◯をご案内したく~」

②顧客の共感を得られる話題から始まる挨拶文
「◯◯についてお悩みではありませんか?」
「お客様のお住まい地域で話題の△△、もうお試しになりましたか?」

まとめ

DMにおける挨拶文は、セールスパーソンが顧客に向けて行う自己紹介と同じくらい重要なものです。優れた挨拶文を書き上げることで、DMの読了率を高められます。

顧客に響く挨拶文を書くためには、顧客との関係性やDMの目的に応じた文章を書くことが大切です。DMの挨拶文を書く際は、読み手に宛てて手紙が書かれていると感じられる工夫が欠かせません。また、売り込み色の強い内容では、DMの読了率が低下してしまいます。

この記事で紹介した挨拶文を書く際のポイントを意識して、顧客に響くDMを作成しましょう。

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