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DMに送付状を付ける目的とは?書き方のコツ・例文も紹介

送付状とは、ビジネス文書を送るときに必ず付ける挨拶状や案内文、カバーレターのことです。DMをお客様に送る際にも送付状は必要なのか、知りたい方は多いのではないでしょうか。DMに送付状を付けることで丁寧さをアピールできるだけでなく、DMの内容に目を通してもらえる可能性が上がり、売り込みの成功率も高くなると言われています。

今回はDMに送付状を付ける目的や、送付状の書き方のコツ、シチュエーション別の例文を紹介します。

 

1.DMに送付状を付ける目的

DMに付ける送付状の意味合いは、営業マンがお客様のお宅に訪問したときの挨拶と同じです。いきなりやって来た営業マンが挨拶もなしにセールスを始めたら、警戒されてしまうのは当然でしょう。

DMに送付状を付ける目的は主に以下の3つです。

●礼儀正しさをアピールするため

まずは怪しい者ではないことを説明し、安心してもらう必要があります。

送付状なしのDMと比べると、きちんと名乗って挨拶する送付状が付いているほうが礼儀正しい印象をもってもらえるのではないでしょうか。

●DMを送付した目的を示すため

送付状もなくDMだけが送られてくると、お客様にとってDMが送られてきた目的は「売り込み」ということ以外分かりません。

商品やサービスはただ単に売り込むのではなく、「お客様にとってお得な話です」というスタンスで行ったほうが効果的です。そのため、送付状には「〇〇でお悩みのお客様のためにご案内しました」などの文面で相手に寄り添ったDM送付の目的を書きましょう。

●DMの内容に興味をもってもらうため

DMに付ける送付状では、「お客様の課題を解決できます」など相手の利益になることを伝えるかたちでDMの内容を少しだけ記載すると興味をもってもらいやすくなります。

ポイントはDMそのものを読みたいと思わせるために、DMの内容をすべては書き出さないことです。

 

2.DMに付ける送付状の書き方のコツ

DMに付ける送付状を書く際の基本的なポイントを紹介します。

●オーソドックスな書き方を守る

一般的なビジネスで使う送付状の形式を守ると読み手に安心感を与えられます。

用紙のサイズはA4か、本体の書類とそろえましょう。白地に黒文字の横書きで、文字の大きさは11〜12ポイント、フォントはなじみのある明朝体かゴシック体にします。

送付状に記載する内容は、上から順に以下の通りです。

  • 1.日付(投函する日を書きます。位置は右上です)
  • 2.相手の会社名・氏名(位置は左上に書きます)
  • 3.差出人の会社名・氏名、連絡先(右寄せで書きましょう)
  • 4.タイトル(大きく中央に書きます)
  • 5.頭語(結語とセットで使います。一般的な頭語は「拝啓」です)
  • 6.挨拶文
  • 7.本文
  • 8.結語(頭語とセットで使います。拝啓とセットになるのは「敬具」です)
  • 9.記(箇条書きを書くときに使います。中央に書きましょう)
  • 10.送付内容(送付物をすべて書き出します)
  • 11.備考(何かメッセージがあれば書きます。なくても問題ありません)
  • 12.以上(「記」とセットで使い、右下に書きます。この下には何も書きません)

●売り込まない

送付状の目的は売り込みではなく、DMに興味を持ってもらうことです。送付状から売り込みの気配を感じると、お客様は警戒して中身を読むのをやめてしまう恐れがあります。

送付状では自社サービスの紹介にとどめて、お客様の不信感や警戒心をなくすことを意識するのがポイントです。また、お客様の悩みや課題を解決できるという「相手側のメリット」を全面に出すようにしましょう。

 

3.DMに付ける送付状の例文5選

DMに付ける送付状の書き方はDMを送付する目的によって変わるため、状況によって使い分けましょう。状況別のテンプレートを用意するのもおすすめです。

ここでは、DMを送付する目的別に適切な書き方のポイントと例文を紹介します。状況や時期によって文章をアレンジしてお使いください。

 

3-1.新規顧客開拓が目的の場合

新規営業が目的のときは、顧客の悩みを解決したり希望を叶えたりなど、顧客にとってどのようなメリットがあるか記載しましょう。

【新規顧客開拓が目的の場合の例文】

タイトル:人事担当者様へ。業務効率化したいとお考えではありませんか。

本文:拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度はクラウド型△△システムの導入をご検討いただきたく、本状をお送りいたしました。
弊社の△△システムは~~(メリットを記載する)が強みです。
つきましては△△システムのパンフレットとセールのご案内を同封いたしましたので、ご覧いただければ幸いです。
略式ながら書面にてお願い申し上げます。

敬具

メリットの部分はあまり長くならないように心がけ、商品やサービスの最大の特徴を紹介しましょう。

 

3-2.販売促進が目的の場合

販売促進はキャンペーンなどをきっかけに、いつもと違う特別感や季節感を演出すると効果的です。実施するキャンペーンやセールの情報をメリットとともに記載しましょう。

【販売促進が目的の場合の例文】

タイトル:お花見フェア開催のお知らせ

本文:いつもご来店くださいまして、誠にありがとうございます。
春爛漫の今日この頃、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしですか。
当店では毎年恒例のお花見フェアを3月□日~4月□日まで開催いたします。
春ならではの商品をお買い得価格で多数取り揃えました。
スタッフ一同〇〇様のご来店を心よりお待ちしております。

実施するキャンペーンやフェアだけで手に入る商品の特別感をアピールしたり、セール特別価格などの限定感を前面に押し出したりするとよいでしょう。

 

3-3.休眠顧客の掘り起こしが目的の場合

最近利用してもらえていないお客様に対してのDMは、新商品の発売やキャンペーンを実施するタイミングで送るのが自然です。

お客様は商品やサービスに満足がいかず離れていってしまった可能性もあるため、改善・改良した点を伝えましょう。

【休眠顧客の掘り起こしが目的の場合の例文】

タイトル:お客様の声で△△がパワーアップしました

本文:天高く馬肥ゆる秋、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
この度、△△が原材料を見直しパワーアップして新発売いたしました。
ご利用者の□□%以上の方が満足した△△を、〇〇様にもご実感いただきたく、期間限定の特別価格でご用意しております。
ぜひこの機会に新しい△△をお試しください。

実際の利用者の満足度や体験談などを紹介すると説得力が出ます。簡潔に書くことを心がけながら記載しましょう。

 

3-4.展示会・セミナーの招待が目的の場合

展示会やセミナーに招待したいときは、参加することでお客様にどのようなメリットがあるのかを伝えることが重要です。

【展示会・セミナーの招待が目的の場合の例文】

タイトル:夏の〇〇展示会開催のご案内

本文:拝啓 初夏の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご贔屓を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度「夏の〇〇展示会」を開催する運びとなりました。
長年ご愛顧いただいておりますお客様限定の展示会となっており、こちらでしかお買い求めいただけない限定商品が多数ございます。
また、同封の引換券をお持ちいただいた方全員に記念品をプレゼントいたします。
ぜひご来場ください。

敬具

プレゼント引換券や入場割引券を同封すると、展示会・セミナーに参加してもらえる確率が上がるため、合わせて検討してみてください。

 

3-5.誕生日・記念日のお祝いが目的の場合

大人になるにつれて誕生日のお祝いを言われる機会は減っていきます。誕生日のお祝いの言葉は喜ばれやすいため、誕生日や記念日にDMを送る際は季節の挨拶よりも先にお祝いの言葉から記載しましょう。

【誕生日・記念日のお祝いが目的の場合の例文】

タイトル:〇〇様、お誕生日おめでとうございます

本文:〇〇様が素晴らしい1年を過ごされますことを、スタッフ一同心よりお祈り申し上げます。
ささやかではございますが、〇〇様へバースデープレゼントをご用意いたしました。
ご笑納くださいませ。
〇〇様にご満足いただけるようより一層努めてまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。

あくまでお祝いを目的としているため、セールスは行わないのが一般的です。お祝いの言葉を前面に押し出した文面にしましょう。

 

まとめ

DMに付ける送付状は、お客様のお宅に訪問したときの挨拶と同じ役割を果たします。読み手に警戒を解いてもらい、DMの内容に関心を抱いてもらうのが送付状の効果です。送付状のサイズや文字、書き方はオーソドックスなビジネス文書の様式を守りましょう。

送付状では商品やサービスを売り込まず、お客様のメリットを明示するとより効果的です。DMを送る目的に合わせて送付状の文面を工夫し、送付目的を達成できるDMを作成しましょう。

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