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往復はがきの出し方|宛名面の書き方や案内文の例文も紹介

往復はがきには、普通はがきにはない特徴や注意点があります。ビジネスシーンで利用する際は、送り先に失礼な印象を与えないためにも、往復はがきの書き方やマナーを知っておくことが重要です。

この記事では、往復はがきの出し方や郵便料金といった基本的な情報から、実際に往復はがきの発送に使える例文までを詳しく解説します。宛名面の書き方や返信方法、マナーについても触れるため、営業ツールとして往復はがきの活用を考えている人は、ぜひ参考にしてください。

 

1.往復はがきの出し方

往復はがきとは、差出人が使用する往信はがきと、送り先の相手が返事を書く返信はがきが1枚になっている郵便はがきです。差出人は、はがきを半分に折って窓口やポストから差し出し、相手が返信する時は、返信用はがきを切り取ってポストに投函します。

また、基本的に往復はがきは差出人が返信分の切手代を負担します。戻ってきた返信用はがきの数だけ料金の支払いが発生する「料金受取人払」の利用も可能です。料金受取人払は、事前に郵便局の承認を受ける必要があり、利用には手数料がかかります。また、はがきに承認番号やバーコード、料金受取人払郵便の表示といった、所定の内容を記載しなければなりません。

出典:日本郵便「料金受取人払」

 

1-1.往復はがきの形状

往復はがきは、2枚のはがきが横に並んだ形状をしています。往復はがき作成時に印刷しやすいよう、折り目が付いていない状態で販売されることが主流です。差出人がはがきを出す際には、短辺部分を合わせるように、中心で二つ折りにしてから投函してください。投函時は、往信用の宛名面が外側になるように折ることが重要です。返信用の宛先面が外側になるように折ってしまうと、返信用に記載した住所に配送される可能性があります。

また、往復はがきにはサイズや重量に関する規格があるため、自分で往復はがきを作成する場合は、規格に収まるよう作成しましょう。

往復はがきの規格は以下の通りです。

サイズ 最小:縦14cm×横9cm+9cm
最大:縦15.4cm×横10.7cm+10.7cm
重量 4g~12g

出典:日本郵便「第二種郵便物 はがき」

 

1-2.往復はがきの郵便料金

往復はがきの郵便料金は、1通あたり126円です。往信用と返信用、両面の料金であるため、通常はがきの2倍の金額がかかります。

出典:日本郵便「第二種郵便物 はがき」

また、往復はがきに付けられるオプションサービスとしては、以下の項目があります。郵便料金に加えて追加料金がかかるため、必要に応じて検討しましょう。

オプションサービス 追加料金
速達 260円
配達日指定(平日) 32円
配達日指定(土曜日、日曜日、休日) 210円
特定記録 160円
簡易書留 320円
一般書留 435円
配達証明 320円(差出後の依頼は440円)
※一般書留の利用時に適用可能

出典:日本郵便「国内の料金表(オプションサービス)」

 

2.往復はがき宛名面の書き方

往復はがきには、往信・返信の2つの宛名面があります。ここでは、宛名面の書き方について解説します。

  • 往信の宛名面
    往信部分は、差出人から送る際に使う宛名面です。縦書きの場合、一般的に送り先の氏名や住所をはがきの中央や右側に記載し、差出人の情報は左側に小さく記載します。送り先の住所は、省略すると失礼にあたるため注意してください。名前の漢字なども、正確に記載しましょう。
  • 返信の宛名面
    往復はがきは、返信用宛名部分も書いてから投函します。返信はがきを受け取りたい宛先を記載しましょう。敬称は付けず、氏名などの左下に「行」や「宛」と小さく入れます。

なお、宛名面は縦書き・横書きのどちらで書いても構いません。受け取った相手の読みやすさを考え、通信面の書き方に合わせることがおすすめです。

 

3.往復はがきの返信方法

往復はがきが届いたら中央の折り目でカットして、返信側のはがきで返信します。往復はがきの返信マナーとして、下記の内容を覚えておきましょう。

●返信先の敬称を記入する

往復はがきに記載されている返信先は、送信側が記載するため、返信先の敬称を省いた状態で書かれることが一般的です。そのまま返信すると失礼にあたるため、必ず返信先の敬称を記入しましょう。

記入する際は、氏名などの下にある「行」や「宛」を二重線で消し、下に敬称を書き加えます。個人名の場合は「様」を、会社や部署宛ての場合は「御中」を記入しましょう。

●自分への敬称を消す

返信部分の内容に、自分に対して敬称が使われている部分があれば、二重線で消します。「お名前・ご住所」などの「お・ご」が敬称です。「御芳名」の「御芳」も敬称にあたります。

2文字以上を消す際は、まとめて消しても問題はありません。二重線が曲がらないように気を付けてください。

なお、出欠確認の場合は、返信期限ぎりぎりに返信することは避けましょう。受け取り手の都合を考慮し、早めに返信することがポイントです。

 

4.往復はがきの文面に使える例文4選

往復はがきで送る案内や招待状の文面に使える例文を、シーン別に4つ紹介します。

【購入者特典・アフターサービスの案内】

いつも弊社製品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。
ご購入いただいた製品につきまして、その後の使い心地はいかがでしょうか?

弊社では、製品をご購入いただきましたお客様への特典として、〇〇や〇〇といったサービスを提供しております。

製品の使用について疑問や不明点がございましたら、返信用はがきにて遠慮なく弊社までご連絡ください。

往復はがきは、相手がはがきを用意したり宛先を記載したりする必要がありません。返信の手間が少ないことから、アフターサービスの連絡に往復はがきを利用すれば、高い返信率が期待できるでしょう。

【新製品展示会への招待】

拝啓 時下ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
さて、この度弊社では新製品「〇〇」の発売に伴い、展示会を開催することと相成りました。

展示会では、弊社主力製品である〇〇部門のさまざまな新技術をご覧いただく予定でございます。
つきましては、ご多忙のところ誠に恐縮ではありますが、ご来場くださいますようお願い申し上げます。

(以下、展示会の日時や場所の詳細を記載)

はがきの通信面はそれほど広くないため、文章が多いと読みづらくなってしまいます。製品の詳しい説明を長々と盛り込むことは控え、重要な部分のみ言及し、展示会の魅力を伝えるとよいでしょう。

【祝賀会への招待】

拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、おかげをもちまして弊社は〇月末日、創業〇〇年の節目を迎えることと相成りました。
これもひとえに皆様の多大なるご支援の賜物と、深く感謝いたしております。

つきましては〇月〇日、〇〇にて、心ばかりの祝宴を催したく存じます。
ご多忙中誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。

(以下、祝賀会の日時や場所の詳細を記載)

祝賀会などのセレモニーに招待する際は、かしこまった表現を用いて伝えましょう。長年お世話になった取引先や周囲の人々に対する感謝を述べつつ、祝賀会の日時や場所、詳細についてしっかり記載することが重要です。

【忘年会の招待】

拝啓 歳末ご多端の折、貴社におかれましては、ますますご清栄のことと拝察いたします。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、弊社では、皆様からのご厚情によりこの1年を大過なく過ごせたことに感謝し、ささやかながら忘年会を開催することとなりました。
諸事ご多用のこととは存じますが、何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。

(以下、忘年会の日程や場所を記載)

忘年会の招待状を送る際は、1年間を締めくくる感謝のひと言を添えることがおすすめです。また、忘年会は年末の多忙な時期に開催することが多い傾向です。そのため、スケジュールを調整してもらいやすいように招待状は早めに送るなどの配慮をする必要があります。11月中には送付できるように、準備を進めるとよいでしょう。

 

まとめ

往復はがきは、往信用と返信用が1枚になっているはがきです。投函する際は中心を折り、往信用の宛先面が表になるように投函します。また、往復はがきは差出人が往信用・返信用の両方の料金を負担します。事前に承認を受けることで、返信されたはがきの数だけ料金を支払う「料金受取人払」の利用も可能です。

往復はがきは、相手の返信にかかる手間が少ないことから、返信されやすい特徴があります。出欠の確認はもちろん、継続的なお客様サポートなどにも有効な方法です。例文を参考にして、積極的に往復はがきを活用しましょう。

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